L’agence Bergamote recrute son Office manager

Vous alliez la rigueur nécessaire pour gérer des services généraux à un grand sens du service pour venir en support aux équipes. Vous aspirez à travailler dans un cadre managérial respectueux et innovant ? Nous vous proposons de rejoindre un environnement de travail de qualité où le sens du collectif est clé.

Votre profil
De formation Assistant·e de gestion PME/PMI (bac+2), vous justifiez d’expériences préalables réussies sur des postes similaires très orientés services généraux (avec un minimum de 5 ans d’expérience), dans un environnement exigeant et demandant une grande autonomie.

Rigoureux·se et organisé·e, vous êtes doté·e d'un très bon relationnel, d'un sens du service développé et savez faire preuve de souplesse.

Pragmatique, vous savez gérer les priorités, faire face aux imprévus et vous faites preuve d'une discrétion absolue.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Suite Office, Google Suite, réseau social d’entreprise) et vous êtes globalement agile sur les outils digitaux ; vous possédez un bon niveau d'orthographe.

Missions

• Assurer le fonctionnement des services généraux en accord avec notre charte des achats responsables.
• Assister les équipes projets dans la gestion des sous-traitants, de la création des comptes fournisseurs au règlement des factures.
• Contribuer activement au  suivi comptable de l’entreprise : envoi des pièces comptables pour la clôture mensuelle, préparation des éléments nécessaires à  la clôture du bilan ; vérification des pièces justificatives et des factures avant envoi aux comptables.
• S'investir dans la politique RSE de l’agence - élément clé de la performance de l’entreprise - en participant à la commission RSE et en assurant le suivi régulier des indicateurs (consommation électrique, consommation papier, etc).

Périmètres d’intervention

Services généraux

• Gestion du parc informatique et des sujets informatiques
• Gestion de la maintenance du parc informatique, téléphonique et bureautique + reporting régulier
• Suivi de l’entretien des locaux
• Gestion des fournitures et des achats responsables et nécessaires à la vie de l'agence
• Accueil physique et téléphonique
• Réservation billets de train, déplacement, hébergement
• Gestion du courrier et des coursiers

Soutien aux projets

• Gestion de la relation fournisseurs et gestion complète des achats et sous-traitance liés à l’activité
• Mise à jour de l’ERP Fitnet Manager ; récupération des données manquantes auprès des équipes ou des prestataires
• Se positionner en qualité d’interlocuteur·trice technique privilégié·e sur l’outil ERP pour les équipes

Administratif 

• Gestion du classement et de l’archivage
• Mise à jour et classement des documents administratifs nécessaires aux appels d’offre
• Mise à jour et suivi des registres des accès au différents sites et plateformes
• Rédaction et suivi des courriers administratifs

Comptabilité

• Préparation des justificatifs et éléments comptables pour les RDV mensuels avec le cabinet comptable
• Préparation des éléments comptables pour le bilan annuel
• Rapprochements bancaires, saisie des virements bancaires
• Gestion des notes de frais

SAVOIR-FAIRE / Compétences requises :

• Connaissance du Fonctionnement Opérationnel de l’Entreprise (FOE) d’une PME
• Maîtrise et agilité avec les outils informatiques : Google Suite, Suite Office, Talk Spirit
• Connaissance de la RSE

SAVOIR-ÊTRE / Compétences requises :

• Sens du service
• Excellent relationnel
• Rigueur et organisation
• Capacité d’adaptation
• Autonomie et proactivité

Ce que nous offrons

Salaire : 30 à 36K € selon expérience

Le package rémunération comprend également : intéressement et plan d’épargne entreprise, prime d’ancienneté (dès 3 ans), 18 jours de repos compensateurs et  tickets restaurants (valeur 10 €), mutuelle prise en charge à 60 %.

Un environnement de travail innovant. Notre management participatif vous inclut dans l’aventure entrepreneuriale de l’Agence Bergamote où le collectif est une priorité. La RSE et la QVCT sont des réalités au quotidien. L’équilibre vie pro/vie perso est une priorité pour les dirigeantes comme pour les collaborateur·trices.

La transparence et le partage de la valeur. Les collaborateur·trices sont associé·e·s aux décisions stratégiques jusqu’au partage de la valeur qui se fait par consensus.

Une politique salariale cohérente. Pionnière de la transparence salariale dans les PME, Bergamote a élaboré une grille de salaire à l’embauche cohérente et équitable et pratique la transparence des salaires.

Prise de poste : Dès que possible

Lieux de travail : Paris 9e

Processus de recrutement

Étape 1 : entretien téléphonique avec Linda Noquet, responsable administrative, financière et RH, pour mesurer l’adéquation entre votre projet et les besoins de l’agence.

Étape 2 : entretiens en présentiel avec Anne-Marie Jelonek, présidente ou Aurélie Laglantine, directrice générale, et Linda Noquet, responsable administrative.

Étape 3 : en short-list vous rencontrerez un ou deux membres des équipes projets.

Candidatez sur nousrejoindre@agencebergamote.com